LibreOffice und Microsoft Word: Barrierefreie PDFs aus Office

Die Ausgangslage: Beide können, aber nicht gleich

LibreOffice Writer und Microsoft Word sind die meistgenutzten Textverarbeitungen im deutschsprachigen Raum. Beide können seit Jahren PDFs exportieren. Beide schreiben dabei semantische Tags (<H1>, <P>, <L>) ins PDF, die Screenreader auswerten können. Beide haben eingebaute Prüf-Werkzeuge für Barrierefreiheit.

Trotzdem sind die Ergebnisse nicht gleichwertig. Wer es genau nimmt, stößt auf einen wichtigen Unterschied: LibreOffice schreibt beim Export explizit den PDF/UA-Identifier ins Dokument, Word nicht. Das ist die kleine Metadaten-Markierung, mit der ein PDF deklariert: „Ich behaupte, ISO 14289 (PDF/UA) zu erfüllen."

Dieser Unterschied klingt technisch und unspektakulär – wird in der Praxis aber oft als zentrales Argument für oder gegen ein Office-Paket genannt. Wir schauen genauer hin: Was bedeutet das wirklich? Und wo liegen die tatsächlich relevanten Unterschiede?

Was der PDF/UA-Identifier ist – und was nicht

Der PDF/UA-Identifier ist im Kern ein einziges Metadaten-Feld im PDF-Katalog. Er sagt nur: „Dieses Dokument behauptet, dem PDF/UA-Standard zu entsprechen." Mehr nicht.

Der Identifier macht nichts an der Barrierefreiheit des Dokuments selbst. Er ändert weder die Tag-Struktur noch den Vorlese-Erfolg im Screenreader noch die WCAG-Konformität. Er ist ein Etikett – kein Inhalt.

Warum dann überhaupt der Unterschied? Der Identifier wird relevant, wenn:

• Validatoren wie PAC oder veraPDF gegen den PDF/UA-Standard prüfen – ohne Identifier melden sie „PDF/UA-Konformität nicht deklariert".
• Auftraggeber:innen formal verlangen, dass die Datei „PDF/UA-zertifiziert" geliefert wird (häufig bei Behördenausschreibungen und EU-Beschaffung).
• Prozessketten automatisiert weiterverarbeiten und den Identifier als Filter nutzen.

Für die meisten Anwendungsfälle in Unternehmen ist die technische Korrektheit der Tag-Struktur viel wichtiger als das Vorhandensein dieses Etiketts. Wer barrierefreie PDFs produzieren will, sollte sich nicht darauf verlassen, dass der Identifier ein Qualitätsmerkmal ist.

LibreOffice Writer: Schritt für Schritt

LibreOffice Writer hat seit Version 7.0 (Anfang 2020) eine eigene Universal-Accessibility-Option beim PDF-Export – finanziell unterstützt durch das Niederländische Standardisierungsforum, technisch umgesetzt von Collabora und Nou&Off. Das macht LibreOffice zur ersten Office-Suite mit nativer PDF/UA-Markierung.

Der typische Workflow:

1. Vorlagen verwenden: Überschriften per Stilvorlage („Überschrift 1", „Überschrift 2") statt manueller Formatierung.
2. Alternativtexte: Bei jedem Bild Rechtsklick → Eigenschaften → Beschreibung. Auch dekorative Bilder als solche markieren.
3. Dokumenten-Metadaten: Datei → Eigenschaften → Beschreibung. Mindestens Titel und Sprache ausfüllen.
4. Accessibility Check: Extras → Barrierefreiheitsprüfung. Die Seitenleiste listet alle Probleme auf, klickbar zur Korrektur.
5. PDF exportieren: Datei → Exportieren als → Als PDF exportieren. Im Reiter „Allgemein" die Checkboxen Universelle Zugänglichkeit (PDF/UA) und Getaggtes PDF (Dokumentstruktur hinzufügen) aktivieren.

LibreOffice führt vor dem Export automatisch eine Barrierefreiheits­prüfung aus, sobald PDF/UA aktiviert ist. Findet es Probleme, wird der Export gestoppt, bis sie behoben sind – oder du bewusst ignorierst.

Microsoft Word: Schritt für Schritt

Microsoft Word hat seine PDF-Export-Funktionen seit Office 2007 schrittweise ausgebaut. Mit Office 2024 und Microsoft 365 (ab Version 2408) kamen substanzielle Verbesserungen: PDF/UA-Tags für verschachtelte Listen, mehrsprachige Texte, dekorative Bilder, Smart Art. Der Stand ist heute weit besser als noch 2020.

Der typische Workflow:

1. Vorlagen verwenden: Überschriften per Formatvorlage („Überschrift 1", „Überschrift 2") setzen, nicht manuell formatieren.
2. Alternativtexte: Bei jedem Bild Rechtsklick → Alternativtext bearbeiten. Dekorative Bilder explizit markieren.
3. Dokumenten-Metadaten: Datei → Informationen → Eigenschaften. Mindestens Titel und Sprache.
4. Barrierefreiheit prüfen: Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen. Die Seitenleiste listet Probleme auf.
5. PDF speichern: Datei → Speichern unter → Dateiformat PDF → Optionen. Häkchen bei Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit setzen.

Bei Word fehlt am Ende der PDF/UA-Identifier. Wer ihn braucht, muss ihn nachträglich mit Adobe Acrobat Pro setzen (Preflight → „PDF/UA-1-Eintrag setzen") oder ein Drittwerkzeug einsetzen.

Direkter Vergleich: Was beide können, was nur eines

Beide Programme decken die Grundlagen ab. Die Unterschiede liegen im Detail – und in einem Punkt sehr deutlich.

Vergleich: PDF-Export für Barrierefreiheit (Stand Mai 2026)

Funktion	LibreOffice Writer	Microsoft Word
Strukturelle PDF-Tags	Ja	Ja
PDF/UA-Identifier in Metadaten	Ja – explizite Checkbox	Nein – nur via Acrobat Pro nachtragbar
Integrierter Accessibility Checker	Ja – läuft auch automatisch vor PDF/UA-Export	Ja – seit Office 2010
Alternativtexte für Bilder	Ja	Ja – inkl. KI-generierter Vorschläge
Dekorative Bilder als Artefakt markieren	Ja	Ja – seit Office 2019
Lesezeichen (Bookmarks) im PDF	Ja – aus Überschriften automatisch	Ja – seit 2019
Interaktive PDF-Formulare exportieren	Ja – mit Eingabefeldern, Buttons, Auswahllisten	Nein – Word exportiert keine interaktiven Formularfelder ins PDF
Mehrsprachige Tags pro Absatz	Teilweise	Ja – verbessert in Office 2024
Verfügbar auf macOS & Linux	Ja – plattformunabhängig	Teilweise – macOS-Version hat funktionale Lücken bei PDF-Export
Kosten	Kostenfrei – Open Source	Abo oder Einzellizenz

Interaktive Formulare: LibreOffice klar vorn

Einer der größten – aber wenig bekannten – Unterschiede betrifft interaktive PDF-Formulare. Damit sind PDFs gemeint, in die man direkt im Reader Daten eintragen kann: Textfelder, Auswahllisten, Checkboxen, Optionsfelder, Buttons.

LibreOffice Writer kann solche Formulare nativ entwerfen und beim PDF-Export mitsamt allen interaktiven Feldern ausgeben. Microsoft Word kann das nicht – Word kennt zwar Inhaltssteuerelemente und Formular-Steuerelemente innerhalb des Word-Dokuments, exportiert diese aber nicht als interaktive PDF-Formularfelder. Beim Export wird jedes Formularfeld zu statischem Text oder zu einem leeren Rahmen.

Wer mit Word interaktive PDF-Formulare produzieren will, braucht entweder Adobe Acrobat Pro (manuelle Formularerstellung im PDF) oder ein Drittwerkzeug. Mit LibreOffice ist es ein direkter Workflow:

1. Formular in LibreOffice Writer mit den eingebauten Form-Controls (Ansicht → Symbolleisten → Formular-Steuerelemente) gestalten.
2. Jedes Formularfeld bekommt einen aussagekräftigen Namen und ein beschreibendes Label.
3. Beim PDF-Export im Reiter „Allgemein" die Option Formular erstellen aktivieren – darunter das Übergabeformat wählen (FDF, PDF, HTML oder XML).
4. Universelle Zugänglichkeit (PDF/UA) zusätzlich aktivieren – LibreOffice fügt dann auch die Tag-Struktur für die Formularfelder hinzu.

Das ist für viele Organisationen ein praktischer Vorteil: Behörden-Antragsformulare, interne Anmeldebögen, Bestellformulare – alles, was Eingabe-Interaktion braucht, lässt sich aus einer offenen Datei heraus barrierefrei exportieren.

Praktische Empfehlung

Welches Werkzeug für welchen Fall? Eine pragmatische Einordnung:

Wenn es auf den PDF/UA-Identifier ankommt

In formalen Beschaffungsprozessen, bei Audits von Behörden oder bei Auftraggebenden, die explizit „PDF/UA-zertifiziert" verlangen: LibreOffice ist hier deutlich einfacher. Die Identifier-Markierung passiert direkt beim Export, kein Acrobat-Pro-Zwischenschritt nötig.

Aber wichtig: Der Identifier allein macht nichts barrierefrei. Auch ein LibreOffice-PDF muss gegen einen Validator wie PAC oder veraPDF geprüft und mit einem realen Screenreader getestet werden.

Wenn interaktive Formulare gebraucht werden

Klar LibreOffice. Word ist hier einfach das falsche Werkzeug. Wer trotzdem bei Word bleiben will, kommt um Adobe Acrobat Pro nicht herum.

Wenn Word in der Firma gesetzt ist

Das ist die häufigste Realität in deutschen Unternehmen. Word produziert mit Office 2024 deutlich bessere barrierefreie PDFs als noch vor wenigen Jahren. Mit dem eingebauten Accessibility Checker, sauberen Formatvorlagen, Alternativtexten und der Option „Dokumentstruktur-Tags" beim Speichern lässt sich WCAG 2.1 AA gut erreichen. Der fehlende PDF/UA-Identifier ist ein Schönheitsfehler, aber meist kein Hindernis für die tatsächliche Zugänglichkeit.

Wenn die Wahl frei ist

Für rein dokumentbezogene Arbeiten (Berichte, Handreichungen, Schulungsmaterial) ohne formale Vorgaben sprechen mehrere Punkte für LibreOffice: Plattformunabhängigkeit, keine Lizenzkosten, expliziter PDF/UA-Workflow, interaktive Formulare. Für Teams mit etablierten Office-365-Pipelines, Smart Art oder komplexen Vorlagen aus Word-Vorlagenkatalogen ist Word das pragmatischere Werkzeug.